Кадровый аудит
Кадровый аудит – это комплекс мероприятий, проводимых с целью проверки качества работы кадровой службы организации. По итогам детальной оценки организационной структуры компании и системы управления персоналом можно не только исправить недочёты и ошибки, неизбежно возникающие в процессе ежедневной работы, но и выстроить полноценную систему учёта и оформления документов, которая позволит в дальнейшем законно и грамотно фиксировать трудовые отношения работников и работодателя.
В настоящее время кадровый учёт в любой организации, ведущийся в рамках действующего законодательства, требует оформления большого количества документов, к которым относятся не только трудовые договоры и трудовые книжки, но и различные приказы, локальные нормативные акты, графики отпусков, штатное расписание, личные карты сотрудников, табели учёта рабочего времени, должностные инструкции и многое другое.
Грамотное и своевременное ведение кадрового учёта очень важно, поскольку любой из обязательных документов, фиксирующих трудовые отношения работника и работодателя, может быть затребован при проведении проверки Гострудинспекцией или стать свидетельством в суде в случае возникновения конфликта между работником и работодателем. И если в результате проверки будут обнаружены какие-либо нарушения, организации грозят не только штрафы и судебные издержки, но и, как следствие, потеря репутации добросовестного работодателя и надёжного партнёра. Именно поэтому аудит кадровой документации рекомендуется проводить накануне грядущих проверок с целью оценки и минимизации возможных рисков. Кроме того, аудит помогает оценить реальное положение дел и качество работы кадровой службы компании, что может быть актуально, например, при смене собственника; необходим аудит также для общей оптимизации или автоматизации процедуры ведения кадрового учёта.
В обычных условиях кадровый аудит организации рекомендуется проводить периодически, как минимум раз в полугодие, а лучше раз в квартал, для того чтобы оперативно подстраиваться под изменения в законодательстве, касающиеся кадрового делопроизводства.
В общем, стандартная процедура аудита кадрового производства включает в себя оценку правильности ведения кадрового учёта организации, то есть аудитор проверяет, соответствуют ли используемые организацией типовые и электронные формы документов действующему законодательству, все ли необходимые кадровые документы присутствуют, а также насколько полно, эффективно и правильно осуществляется подготовка, согласование, регистрация и хранение этих документов.
Аудит кадрового делопроизводства включает в себя:
- Проверку правильности ведения кадрового учета организации;
- Проверку правомерности содержания и оформления трудовых договоров;
- Проверку правильности оформления первичной учетной кадровой документации:
o Приказов по основной деятельности (об утверждении штатного расписания, графика отпусков, назначения генерального директора, др.);
o Приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, отпуск, поощрение, дисциплинарное взыскание, направление в командировку);
o Документов-оснований к изданным приказам: (формы заявлений о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении, иные);
o графиков отпусков;
o личных карточек работников Т-2;
o табелей учета рабочего времени;
o должностных инструкций
- Проверку ведения и хранения трудовых книжек работников;
- Проверку правомерности содержания правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда и/или иных документов, устанавливающих систему оплаты труда в организации, Положения о персональных данных работников и других локальных нормативных актов;
- Проверку правомерности кадрового оформления трудовой деятельности иностранных граждан;
- Проверку соответствия используемых организацией электронных и типовых форм кадровых документов требованиям действующего законодательства;
- Выявление отсутствующих в организации, но обязательных с точки зрения действующего трудового законодательства и практики его применения кадровых документов;
- Проверку правомерности заключения и содержание договоров о полной материальной ответственности;
- Проверку правомерности организации, документального оформления и оплаты сверхурочных работ, работы в выходные и нерабочие праздничные дни, сменного режима работы и суммированного учета рабочего времени;
- Проверку правильности оформления обучения и повышения квалификации персонала;
- Проверку правильности оформления, начисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам;
- Проверку правомерности содержания и оформления гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение работ и оказание услуг;
- Проверку полноты, эффективности и правильности системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов.
По результатам проведения аудита составляется отчет о состоянии кадрового учета, содержащий в себе:
- перечень выявленных нарушений комплектности, оформления, хранения и систематизации кадровых документов с указанием наиболее типичных ошибок и нарушений;
- рекомендации по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровом делопроизводстве, рекомендации по его восстановлению и дальнейшей организации работы кадровой службы компании;
- оценку соответствия локальных нормативных актов требованиям трудового законодательства РФ;
- рекомендации по внесению изменений в локальные нормативные акты.
В зависимости от целей и задач проверки, мы проводим для наших клиентов 2 вида кадрового аудита.
- Аудит по выборке
Аудит по выборке – это локальная проверка части всех типов обязательных кадровых документов (это около 10-15% от общего объёма) на предмет соответствия требованиям ТК РФ. Данный аудит позволяет дать общую оценку ситуации с ведением кадрового учёта в компании.
Обычно наши клиенты выбирают этот вид аудита, когда хотят быть уверенными, что подход к ведению кадрового делопроизводства в их компании в целом верный. Данный вид аудита привлекает своей невысокой стоимостью и сравнительно короткими сроками проведения, однако не может являться универсальным средством проверки правильности ведения кадрового учёта. В общем, по итогам аудита проверяющий может обнаружить недочёты в оформлении однотипных документов, таких, например, как трудовые договоры или приказы о приёме на работу, и исходя из этого сделать вывод о системных ошибках, которые допускаются конкретными исполнителями при работе с уже выстроенной системой кадрового документооборота. Однако, в оставшейся части документов, не охваченных проверкой, могут быть пропущены несистемные ошибки, и кроме того, выборочный аудит не даёт возможности проверить наличие и корректность оформления всех необходимых типов документов согласно действующего трудового законодательства.
- Сплошной аудит
Сплошной аудит подразумевает анализ полного объёма всех имеющихся в организации кадровых документов и позволяет дать полную оценку качества и корректности ведения кадрового учёта, выявить и исправить все существующие ошибки и нарушения. В процессе аудита все кадровые документы по каждому работнику сверяются на соответствие друг с другом, пакеты документов проверяются на полноту, корректность и соответствие действующему законодательству.
Сплошной аудит необходим, если руководитель организации недоволен работой кадровой службы; если кадровая служба как таковая отсутствует, а кадровый учёт ведётся силами бухгалтерии; если планируется переход на автоматизированную систему кадрового учёта, а также при подготовке к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов.
По итогам проведения сплошного аудита руководитель компании получает не только список допущенных ошибок, но и индивидуальные рекомендации по устранению недочётов в работе кадровой службы и усовершенствованию общей системы кадрового документооборота в компании. В результате сплошного аудита формируется полный пакет кадровых документов, составленных в соответствии с действующим законодательством, что гарантирует успешное прохождение любых проверок и значительно облегчает дальнейшую работу кадровой службы организации.
Стоимость проведения кадрового аудита рассчитывается исходя из выбранного вида аудита и численности персонала предприятия:
ВИД АУДИТА | Стоимость проверки ( в зависимости от численности персонала), руб. | |||||
До 10 чел | от 11 до 25 | от 26 до 50 | от 51 до 90 | от 90 до 200 | Свыше 200 | |
Аудит по выборке | 22500
руб. |
2000 руб./чел.
(но не менее 22500 руб.) |
1900 руб./чел.
|
1800 руб./чел. | 1650 руб./чел. | 1500 руб./чел. |
Сплошной аудит | 40000
руб.
|
3500 руб./чел.
(но не менее 40000 руб.) |
3200 руб./чел. | 3000 руб./чел.
|
2800
руб./чел.
|
2500
руб./чел. |